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Come funzionano i promemoria e le conferme via email, per il cliente e per te.
Capire come funzionano promemoria e conferme via email: cosa vede il cliente e come segui gli invii come operatore.
Il cliente riceve un’email con i dettagli dell’appuntamento e un link per confermare o disdire, senza bisogno di accedere a nessun account. Cliccando sul link vede una pagina con:
Dopo la scelta, vede un messaggio di conferma (“Appuntamento confermato” o “Appuntamento disdetto”) e l’agenda si aggiorna da sola.
Se il link è scaduto o già usato, il cliente vede “Link non valido”, con l’invito a contattare direttamente lo studio.
Quando il cliente disdice, ricevi subito un’email di avviso con nome, data e ora dell’appuntamento. È attiva di default e la gestisci da Impostazioni → Avvisi email: vedi Avvisi email.
I promemoria via email partono solo dopo che li hai accesi tu: vai in Impostazioni → Template email e attiva l’interruttore Invio automatico dei promemoria email. Finché è spento, in Dashboard vedi l’avviso «L’invio dei promemoria è disattivato» con il pulsante per attivarli.
Il testo che hai personalizzato resta salvato anche da spento. Con l’interruttore spento, l’email non parte nemmeno al posto di WhatsApp quando un messaggio WhatsApp non arriva. Quando lo accendi i promemoria partono; quelli il cui momento è già passato non vengono recuperati. L’interruttore riguarda solo i promemoria automatici: gli avvisi che ricevi tu (ad esempio quando un cliente disdice) non cambiano.
Nella lista appuntamenti e nel dettaglio di ogni appuntamento, un’etichetta mostra lo stato dell’invio del promemoria: Non inviato, Inviato, Consegnato, Letto, Fallito, Non inviabile.
Questo stato riguarda solo l’invio del messaggio. Lo stato dell’appuntamento (Pianificato, Confermato, Cancellato, Disdetto, No-show) è mostrato separatamente, accanto.
Il link di conferma scade automaticamente in prossimità dell’appuntamento (o dopo un tempo massimo se l’appuntamento è lontano): un link troppo vecchio non è più utilizzabile.