Import AI degli eventi

Obiettivo

Portare in Promely gli appuntamenti che scrivi a mano sul tuo calendario Google o Outlook — anche quando li annoti a modo tuo («Marini (1^ visita) 333…», «Rossi + Bianchi», «Domicilio Verdi») — e farti controllare solo quelli su cui Promely ha un dubbio.

Come funziona

Promely legge titolo, descrizione, luogo e nomi dei partecipanti di ogni evento e capisce:

• se è un appuntamento con un cliente, un blocco (riunione, ferie, impegno personale che toglie disponibilità) oppure una nota (una sede, un promemoria, un’attività);
• chi è il cliente — anche con il solo cognome, con un refuso o con l’ordine «Cognome Nome» — confrontandolo con i clienti che hai già;
• che tipo di visita è, scegliendolo tra i tipi che hai creato tu (mai un tipo inventato: «1^ visit plant» diventa il tuo tipo di prima visita);
• che cosa hai scritto come nota («(non mi ricordo num telefono)», «porta le scarpe»): viene riportato così com’è scritto, parola per parola, nelle note dell’appuntamento.

Telefoni ed email vengono sempre letti da Promely sul tuo testo, non dall’AI.

Privacy: non scrivere dati sulla salute dei clienti negli eventi. Il testo che scrivi nel titolo, nella descrizione e nelle note viene elaborato da un servizio di intelligenza artificiale (Microsoft Azure AI Foundry, in area UE) e le note vengono riportate nell’appuntamento. Per questo nel titolo o nelle note scrivi solo ciò che serve a riconoscere il cliente, il tipo di visita e un promemoria pratico: mai diagnosi, patologie o altri dati sanitari. Dei partecipanti vengono letti solo i nomi, mai le email.

Note, sedi e promemoria non vengono importati. Se l’evento non è un cliente e non toglie disponibilità, Promely lo ignora: niente cliente, niente blocco, e non scrive nulla sul tuo calendario.

Come si importa

1. Da Impostazioni → Integrazioni calendario, con il calendario già connesso, clicca Import eventi esistenti.
2. Attendi l’analisi: “Analisi degli eventi su Google Calendar…” (o Outlook). L’anteprima è in sola lettura: finché non confermi non cambia niente.
3. Rivedi il riepilogo: eventi totali, già gestiti, da importare, nuovi clienti e clienti esistenti abbinati. Sotto, quando servono, compaiono anche:
   • N da verificare dopo l’import — appuntamenti che importerai ma che Promely vuole farti controllare;
   • N ignorati (note o sedi, non clienti);
   • N in attesa dell’AI — vedi sotto.
4. Clicca Mostra N eventi per la lista dettagliata: orario, titolo, cliente riconosciuto, tipo di visita, le note riportate come le hai scritte (con l’etichetta Nota), gli eventuali motivi da verificare e una breve spiegazione. Ogni evento ha un’etichetta: Già gestito, Appuntamento — nuovo cliente, Appuntamento — cliente esistente, Blocco agenda, Ignorato — nota/sede, In attesa dell’AI o Fallito.
5. Clicca Conferma e importa (o Annulla per tornare indietro senza importare nulla).
6. A importazione completata vedi il riepilogo finale: Creati, Saltati, Errori e, se ci sono, Da verificare, Ignorati e In attesa dell’AI. Con Vai a «Da verificare» passi direttamente alla lista da controllare.

Dopo il primo import, la sincronizzazione continua da sola: i nuovi eventi del calendario vengono letti nello stesso modo.

Cosa significa «In attesa dell’AI»

A volte il servizio di intelligenza artificiale è momentaneamente occupato. In quel caso Promely non importa niente di incerto: l’evento resta fermo e viene ripreso da solo pochi minuti dopo. Non devi fare nulla — e non rischi appuntamenti sbagliati.

«Da verificare»: controllare in pochi secondi

Quando Promely ha un dubbio importa comunque l’appuntamento (così non perdi l’orario) e lo segnala:

• nella dashboard compare un riquadro «Appuntamenti importati da verificare» col numero da controllare; cliccalo per aprire l’elenco;
• sulle righe e nel dettaglio dell’appuntamento vedi il segno «Da verificare» con i motivi.

L’elenco Da verificare mostra per ogni appuntamento: data e ora, cliente, i motivi e la nota come l’hai scritta. I motivi più comuni:

• Tipo di visita non riconosciuto — non ho trovato tra i tuoi tipi quello che hai scritto;
• Nome incompleto (solo cognome) — nel titolo c’è solo il cognome;
• Più persone nel titolo — per esempio «Rossi + Bianchi» o «Rossi x2»;
• Cliente abbinato solo per cognome o con nome approssimato — Promely ha scelto il cliente dal solo cognome o da un nome scritto in modo un po’ diverso;
• Manca il recapito: i promemoria non partiranno — manca un telefono o un’email;
• Interpretazione incerta — il titolo è ambiguo.

Per ogni riga puoi:

1. correggere il tipo di visita dal menu Tipo di visita (il primo è quello scelto da Promely);
2. cliccare Verificato: la riga esce dall’elenco.

Promely impara dalle tue correzioni. Se cambi il tipo (o lo confermi), Promely ricorda come scrivi quel tipo di visita: la prossima volta che trovi la stessa dicitura sul calendario viene riconosciuta da sola. Ricorda solo la frase che usi per il tipo di visita, senza nomi di clienti.

Clienti «Da completare»

Se nel calendario c’è solo il cognome («Marini») o manca il telefono, Promely crea comunque il cliente e lo contrassegna Da completare — lo vedi nell’elenco clienti, nella scheda e nell’elenco Da verificare. Aprilo e completa nome e recapito.

Finché il nome non è completo, Promely non invia a quel cliente promemoria o richieste di recensione automatici (altrimenti il messaggio partirebbe con un nome sbagliato). Dopo averlo completato il cliente rientra nei flussi normali.

Note e limiti

Le note che scrivi sul calendario vengono riportate alla lettera: Promely non le riassume né le corregge. Se il testo che hai scritto contiene dati di salute o altre informazioni delicate, tienine conto: finisce nelle note dell’appuntamento esattamente come l’hai scritto.

• Gli eventi tutto-giorno non diventano mai appuntamenti; se sono una sede o una nota vengono ignorati, se sono ferie o chiusure diventano un blocco.
• L’AI non vede mai le email dei partecipanti e non riceve né telefoni né email: solo il testo dell’evento e, per aiutarla a riconoscere il cliente giusto, il nome e cognome di pochi tuoi clienti con un nome simile. Maggiori dettagli nella privacy.
• Gli eventi che Promely non riesce proprio a interpretare restano segnalati come Fallito per una verifica manuale.

Vedi anche

• Collegare Google o Outlook
• Il tuo primo appuntamento