Come Promely tratta i dati dei tuoi clienti.

Parti

Titolare del trattamento (di seguito "Operatore"): il professionista o l'attività che sottoscrive il servizio Promely — dati identificativi raccolti in fase di registrazione.

Responsabile del trattamento (di seguito "Promely"): Leonardo Palmieri, persona fisica, C.F. PLMLRD95P23C773V, domiciliato in Via delle Colonie 97/A, 00058 Santa Marinella (RM), Italia — email: privacy@promely.it.

Fase di beta chiusa gratuita: nessuna P.IVA. All'avvio della fase commerciale il presente Accordo sarà rinnovato con l'entità giuridica costituita, che subentrerà quale Responsabile.

Il presente Accordo integra i Termini di servizio e disciplina il trattamento di dati personali che Promely effettua per conto dell'Operatore ai sensi dell'Art. 28 GDPR.

1. Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento

2. Categorie di dati e di interessati

3. Istruzioni documentate (Art. 28(3)(a))

Promely tratta i dati solo su istruzione documentata dell'Operatore. Le istruzioni sono impartite tramite la configurazione della piattaforma (attivazione/disattivazione di reminder, canale email, richieste recensione, integrazione calendario) e le funzioni di gestione dell'anagrafica. Promely informa l'Operatore se ritiene che un'istruzione violi il GDPR.

4. Riservatezza (Art. 28(3)(b))

Le persone autorizzate da Promely al trattamento sono vincolate da obblighi di riservatezza.

5. Sicurezza (Art. 28(3)(c) — Art. 32)

Promely adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato B (misure di sicurezza Art. 32), tra cui: TLS in transito, cifratura at-rest dei dati sensibili (AES-256-GCM), isolamento per tenant, controllo accessi a ruoli, mascheramento PII nei log, retention automatica.

6. Sub-responsabili (Art. 28(2)(4))

L'Operatore autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Allegato A. Promely:

• impone a ciascun sub-responsabile obblighi equivalenti a quelli del presente Accordo;
• notifica all'Operatore ogni modifica dell'elenco con almeno 15 giorni di preavviso, dando facoltà di opposizione (l'opposizione può comportare l'impossibilità di erogare la funzionalità collegata);
• resta interamente responsabile verso l'Operatore dell'operato dei sub-responsabili.

I trasferimenti extra-UE avvengono solo verso sub-responsabili coperti da decisione di adeguatezza (EU-US DPF) o Clausole Contrattuali Standard.

7. Assistenza al Titolare (Art. 28(3)(e)(f))

Promely assiste l'Operatore, tenuto conto della natura del trattamento:

• Diritti degli interessati: funzioni integrate di export (Art. 15/20) e cancellazione/anonimizzazione (Art. 17) disponibili in piattaforma; per richieste non coperte dalle funzioni self-service: privacy@promely.it, riscontro entro 10 giorni lavorativi.
• Violazioni di dati (Art. 33/34): Promely notifica all'Operatore senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione che riguardi i dati trattati per suo conto.
• DPIA e consultazione preventiva (Art. 35/36): su richiesta, Promely fornisce le informazioni ragionevolmente necessarie.

8. Obblighi dell'Operatore (Titolare)

L'Operatore garantisce di:

• avere una base giuridica valida per i dati inseriti e per le funzionalità attivate (in particolare per le richieste di recensione, ove qualificabili come comunicazione promozionale);
• fornire ai propri clienti l'informativa ex Art. 13/14 (Promely mette a disposizione un template), compilandola con i propri dati e includendo le sole sezioni pertinenti alle funzioni attivate;
• inserire nel campo "note" solo informazioni pertinenti e necessarie;
• gestire le richieste dei propri interessati come Titolare, usando gli strumenti di cui al §7.

9. Cancellazione o restituzione a fine servizio (Art. 28(3)(g))

Alla cessazione del contratto, l'Operatore può esportare i propri dati tramite l'export integrato, richiedibile a privacy@promely.it durante la finestra di 30 giorni (l'accesso diretto resta bloccato come per un'utenza sospesa). Decorsi 30 giorni dalla cessazione, Promely cancella tutti i dati personali trattati per conto dell'Operatore, salvo obblighi legali di conservazione. Restano ferme le retention automatiche descritte nell'Allegato C.

10. Audit (Art. 28(3)(h))

Promely mette a disposizione dell'Operatore le informazioni necessarie a dimostrare la conformità e consente audit, con preavviso scritto di 30 giorni, nei limiti di ragionevolezza e riservatezza (max 1 audit/anno, a spese dell'Operatore, senza accesso a dati di altri tenant).

11. Responsabilità e legge applicabile

Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro del domicilio del Responsabile (Civitavecchia, per il domicilio in Santa Marinella).

Allegati

Registro accettazioni

L'accettazione dell'Accordo è registrata con: identità dell'Operatore (dal JWT Keycloak), versione del DPA e timestamp, tramite una checkbox dedicata mostrata al primo accesso successivo alla pubblicazione di una nuova versione. Il testo dell'Accordo resta consultabile in ogni momento su questa pagina. Non viene registrato l'indirizzo IP: l'identità è già provata dall'autenticazione Keycloak.